Prontuario para iniciar el uso del SIAF

1. Revisar los catálogos que son particulares a cada dependencia

        Del módulo de Egresos:

• De subprogramas – El sistema se entrega con tres subprogramas (del código programático), si su dependencia emplea más, captúrelos en el menú Catálogos, opción Subprogramas.
• De coordinaciones – Definir sus coordinaciones - Unidades responsables (véase la página 18 del manual de Egresos en la parte de catálogos en la opción “Catálogo de Coordinaciones”) Esto con objeto de que al empezar a registrar sus documentos (FM, Viáticos, etc.) defina la coordinación a la que afecta el gasto y pueda obtener después las consultas correspondientes.
• De categorías – Verificar las claves de las categorías que se emplean en su dependencia. Puede adicionar o eliminar al catálogo original. Las categorías registradas en este catálogo se empleará en el de "Personal de la dependencia".
• De Proveedores – En la instalación se crearon tres “proveedores”, uno para la dependencia, otro para la UNAM y otro para PROVEEDURÍA. Por favor, no cambie o elimine ninguno de estos tres ya que se emplean para diversas opciones del sistema.
• De Personal de la dependencia (si no cuenta con el módulo de Recursos humanos) – Puede actualizarlo en los módulos de Egresos o de Ingresos extraordinarios. En el primero, en el menú Catálogos en la opción “Personal de la dependencia” o en el segundo en Catálogos, opción “Responsables de convenios”. Básicamente es conveniente que registre al personal académico y de confianza, esto tiene dos objetivos: a). Es un dato necesario en el registro de convenios; b). Agilizar la captura de gastos a reserva de comprobar y de boletos de avión ya que con el R.F.C. se obtendrá automáticamente su categoría a partir de éste catálogo.

        Del módulo de Ingresos extraordinarios:

• Catálogos del S.I.I.E. – Si usa el S.I.I.E. actualícelos de acuerdo los autorizados por Finanzas y las necesidades de la dependencia ya que deben ser iguales. Si no usa dicho sistema, podría emplear el que se proporciona o modificarlo de acuerdo a sus necesidades.
• De Dotaciones - Registre las dotaciones de fichas de depósito (si no usa el SIIE),  de recibos oficiales y de menores. Este registro es necesario para permitir la captura de sus recibos.
• De Patrocinadores - Registre las empresas que patrocinan los estudios o interesadas en cursos que imparta la dependencia y cuya captación se deposita a Ingresos extraordinarios. Lo requerirá para el registro de convenios y cursos.
• Grupos de patrocinadores – Necesarios para el registro de convenios y cursos.
• Definición de ingresos propios - Necesario para el registro de Otros ingresos propios.
• Firmas autorizadas - Si va a imprimir sus recibos oficiales con el SIAF, actualice los nombres y cargos de las personas que los pueden firmar.

        Del módulo de Contabilidad:

• Formatos de cheques – Verifique este catálogo, si desea modificar los nombres de algunos bancos que han cambiado, adicionar o eliminar de acuerdo a sus necesidades. La información de este catálogo se comparte con los módulos de chequeras PAPIIT y CONACYT, así que no elimine esos bancos, además se requiere en a) el catálogo siguiente y b) para imprimir cheques.
• Cuentas bancarias – Registre las cuentas bancarias de fondo fijo o de ingresos extraordinarios. Son necesarias para la captura de pólizas en el módulo de Caja ya que en ese módulo no se permite hacerlo, sólo modificar algunos datos de este catálogo.

        De los módulos de chequeras PAPIIT y CONACYT (en forma independiente):

• Formatos de cheques – Verifique este catálogo, si desea modificar los nombres de algunos bancos que han cambiado, adicionar o eliminar de acuerdo a sus necesidades. La información de este catálogo se comparte con los módulos de CAJA y chequeras de Ingresos extraordinarios, así que no elimine esos bancos, además se requiere en a) el catálogo siguiente y b) para imprimir cheques.
• Cuentas bancarias
  – Registre las cuentas bancarias de cada módulo.

Consulte los manuales correspondientes si surgen dudas respecto a la información que contienen estos catálogos.

2. Si inicia el uso del SIAF en los dos primeros meses del ejercicio anual, se entiende que el registro se hará a partir del mes de Enero (véase la pagina 31 del manual de Egresos en la parte de catálogos en la sección “Asignaciones”)

        En el módulo de Egresos:

• Obtener la asignación del presupuesto del SIAU como se explica en el manual (véase la página 23 del manual de Egresos en la parte de catálogos en la sección “Asignaciones”) e integrarla al módulo.

        En  el módulo de Contabilidad:

• Registrar los saldos iniciales de las cuentas contables al 31 de diciembre del año anterior, en el menú Pólizas, opción “Saldos Iniciales”.

3. Si el inicio es posterior a los dos primeros meses del ejercicio anual.

        En el módulo de Egresos:

• Obtener la asignación previa del presupuesto del SIAU como se explica en el manual (véase la página 23 del manual de Egresos en la parte de catálogos en la sección “Asignaciones”) e integrarla al módulo. 
• Obtener la asignación definitiva y las ampliaciones al mes anterior al que iniciará el uso del presupuesto del SIAU como se explica en el manual (véase la página 23 del manual de Egresos en la parte de catálogos en la sección “Asignaciones”) e integrarla(s) al módulo. 
• Del reporte del ejercicio presupuestal del SIAU que se emplea para hacer su conciliación, obtenga el gasto acumulado (columna "Pagado") de las partidas que ha afectado con documentos a partir de enero hasta el mes anterior al inicio de uso del SIAF. En el menú Documentos de trámite, opción Trámite de documentos con... elija Acceso a Presupuesto, Ingresos, Previos y Apoyos de Documentos Formas múltiples y no relacionados donde registrará un "documento" (puede ser con el tipo de documento "Oficio") con el gasto de cada código; el status de ese documento debe ser "Pagado", las fecha de elaboración y de contra-recibo serán el último día anterior al mes de inicio de uso del SIAF. 
• Integre el gasto (por mes) de los grupos 100 y 300 de las partidas no afectables con los archivos generados en el SIAU como se explica en el manual (véase la página 3 del manual de Egresos en la parte de "Documentos de trámite" en la sección “Conciliaciones”)
• Obtenga el reporte de Saldos en el menú Asignaciones, opción Presupuestal - Asignación eligiéndo el icono de consultas y verifique que son correctos.

        En  el módulo de Contabilidad:

• En la opción de Datos de la dependencia de cualquiera de los módulos, debe definir en la segunda carpeta, en la fecha de corte de CONTABILIDAD, el último día del mes anterior al inicio del registro (por ejemplo si inicia el registro en el SIAF en el mes de abril debe poner como fecha de corte en CONTABILIDAD el 31 de marzo). En la fecha de corte de Chequera de fondo fijo definir como fecha de corte el último día del mes de trabajo(siguiendo el ejemplo anterior, la fecha de corte de chequera será 30 de abril). Una vez que inicie la dinámica de registro y generación de pólizas con el SIAF, por favor, no vuelva a tratar de modificar estas fechas, puede crear serios problemas en el proceso.
• Generar la póliza para contabilizar la asignación - gasto con cargo a Presupuesto. Menú Pólizas, opción Generación de pólizas. Márque la casilla que se encuentra al lado de Egresos y cambie la fecha por la del último día anterior al mes de inicio de uso del SIAF  (retomando el ejemplo del párrafo anterior, al 31 de marzo)
• Obtenga el reporte de Saldos en el Menú Consultas y Reportes, opción del mismo nombre.
• Considerando los saldos del reporte anterior, registrar con una póliza de diario para completar los saldos a la fecha necesaria  (retomando el ejemplo del primer párrafo, al 31 de marzo)
• Una vez que ha comprobado que la póliza se capturó correctamente, en el menú Utilerías elija la opción Corte, y proceda a ejecutarlo (para iniciar el mes en que va a trabajar) esta opción puede verse en el manual de contabilidad en la página 51 en la sección de utilerías en el punto 5.5 que tiene como título “Corte”

Para cualquiera de los dos puntos anteriores, considerando que la información es al 31 de diciembre del año anterior o al último día del mes anterior:

Observaciones respecto al registro de saldos iniciales, ya sea por póliza opor la opción que tiene ese nombre:

No considere la cuenta de documentos en trámite (pero sí la original del fondo fijo) ya que se entiende que se capturarán en el módulo de Egresos el mes que empieza el registro.

No capture los saldos de la cuenta 1170 (Presupuesto x ejercer) ni su contrapartida ya que se generará a partir de la captura de los saldos de la asignación presupuestal de Egresos.

Capture los saldos de la cuenta 1130 y su contrapartida, a diferencia del presupuesto, estos son saldos del año (o mes) anterior.

Capture los saldos de la cuenta 1171 y su contrapartida, originadas por los saldos de previos autorizados por la UNAM creados en años anteriores.

Los saldos iniciales que registre en las cuentas de gastos a reserva, cheques y contra-recibos por entregar; Ingresos extraordinarios en trámite y sus contrapartidas deberá cancelarlos en su oportunidad con pólizas de diario ya que el SIAF no tiene información de los documentos que generaron estos asientos.

        En el módulo de Egresos:

• Registrar los saldos CONCILIADOS de las cuentas de Ingresos extraordinarios en el menú Asignaciones, opción “Saldos de I.E”.
• Registrar los saldos de previos creados en ejercicios años anteriores, observando que el auxiliar en los módulos de Egresos y de Contabilidad sea el mismo; en Egresos, el Sistema propone un consecutivo pero puede modificarse. Tenga cuidado de registrar correctamente el dato “Creado en el año”
• Registre los previos autorizados por la UNAM creados en el presente ejercicio. Al generar las pólizas se descontarán de los recursos (Presupuestales o de Ingresos extraordinarios) para crearlos, por esta razón es que es importante registrar adecuadamente el dato “Creado en el año”.

4. En los módulos de chequeras PAPIIT y CONACYT:

• Si está iniciando una etapa, simplemente capture las asignaciones de cada uno de los apoyos, revise con el reporte (icono de consultas/reportes) que las asignaciones estén bien registradas; al salir de la opción acepte generar la póliza con lo que se generarán las cuentas de orden y el mayor de ministraciones por comprobar de cada proyecto.
• Capture las pólizas de ingreso de las ministraciones iniciales.
• Inicie el registro de sus pólizas cheque. Junto con cada póliza cheque (que no sea deudor) se registrarán los documentos de afectación.
• Si no está iniciando una etapa, esto es, los apoyos ya tienen una historia previa, auxíliese del Prontuario CONACYT disponible en la página de web, es igualmente útil para ambos tipos de apoyos.

Seguramente le surgirán dudas en su proceso de aprendizaje en el manejo de los módulos ya que es un sistema que maneja mucha y diversa información, hemos trabajado en la creación de algunas opciones para ayudarles, que están disponibles en esta página de web:

• Este prontuario y el de CONACYT
• Preguntas frecuentes
• La guía técnica contable
• Los manuales

Le sugerimos que si hace uso de los manuales (que se están revisando y actualizando en estas semanas), lo haga junto a su computadora cuando está capturando. La experiencia nos ha enseñado que si se trata de leer y entender un manual de algo no se conoce y después aplicarlo, no siempre es muy productivo.

SUGERENCIAS:

       En el módulo de Egresos:

• 1.    Para los reembolsos a chequera, en el lado derecho del dato “Doc. Específico” se encuentra un campo largo que se emplea para comentarios que se imprimen en el documento, es útil para escribir la referencia del número de cheque que se reembolsa.

• 2.    Cuando el “Doc. específico” es Reembolso a chequeras o Acreedores de chequeras, SIEMPRE se imprime en el documento el R.F.C. de la UNAM y el nombre de la dependencia, por lo cual, el campo de R.F.C. del proveedor se puede emplear para la persona de quien se hace el reembolso o a  quien se elaborará el cheque, según sea el caso, lo cual puede ser muy útil para identificar el origen o destino de un cheque.

• 3.    Cuando se elabore una forma múltiple para pago a una dependencia de la UNAM no trate mil formas diferentes de escribir el R.F.C. de la UNAM para particularizar a una dependencia, la recomendación consiste en escribir como R.F.C. el siguiente formato UNA- y al menos 6 letras que identifiquen a esa dependencia y clasificarla como “Dependencias de la UNAM”. (Ejemplo: Dirección General de Bibliotecas, R.F.C.: UNA-DGBIBLIO)

       En el módulo de Caja:

• 4.    Para el registro de las pólizas, a manera de receta (la explicación detallada se encuentra en la guía técnica).

• a)     Si se elabora un cheque para pago con fondo fijo a un proveedor o acreedor (módulo de caja) y después se entrega la documentación para ser reembolsada (módulo de Egresos):

• a.1. Se elabora cheque con la característica “Proveedor” o “Acreedor” según sea el caso

• a.2. Cuando se entregue el cheque al interesado se registra la fecha de entrega en la opción Pólizas – cheques entregados y al cerrar la ventana se indica que SI se genera la póliza del día para cancelar las cuentas de cheques por entregar y proveedor o acreedor correspondientes o crear al deudor.

• a.3. El documento de trámite de reembolso (FM, F2, FE, VI, PE, PV) se capturará con la característica “Reembolso a chequera”

• a.4. La póliza de ingreso se registrará con la característica “Reembolso a chequera” si el reembolso corresponde a la misma subdependencia o como “Reembolso subdep S/FF” si otra subdependencia tramitó el reembolso

• b)    Si el trámite empieza con la elaboración del documento (módulo de Egresos) y una vez autorizado por la UPA se elabora el cheque de fondo fijo:

• b.1. El documento de trámite (FM, VI, PE, PV) se capturará con la característica “Acreedor (F.F.)”

• b.2. La póliza de ingreso se registrará con la característica “Presupuesto->Acreedor” si el trámite se hizo en la misma subdependencia o como “De acreedor” si otra subdependencia lo realizó.

• b.3. El cheque se registrará con la característica “Acreedor sin documentación”.

• b.4. Cuando se entregue el cheque al interesado se registra la fecha de entrega en la opción Pólizas – “Cheques entregados” y al cerrar la ventana se indica que SI se genera la póliza para cancelar las cuentas de cheques por entregar y del acreedor.

REQUERIMIENTOS:

En cada uno de los manuales se mencionan los requerimientos mínimos relativos al hardware (equipo) necesario para trabajar con el SIAF pero nunca se ha mencionado otro aspecto importante, el humano.

El SIAF es una herramienta que se creó en la UNAM para las necesidades específicas de algunas dependencias, que sin ser perfecto, se ha ido mejorando a través del tiempo con las valiosas aportaciones de personal de la UNAM y su implantación en dependencias de características diferentes a la de donde surgió, pero es eso, una herramienta, como tal, es indispensable que los usuarios conozcan la información y los procesos administrativos de su área y por consiguiente, del módulo que va a usar; esto le permitirá:

• 1.     Trasladar de manera lógica lo que hacía manualmente a esta herramienta que no lo va a sustituir sino que le ayudará a hacer más rápido y eficiente su trabajo.
• 2.     Cuando tengan dudas y se comuniquen con nosotros, hablar en los mismos términos.
• 3.     Conocer la información que alimenta y si el producto (formatos y reportes) son en primera instancia correctos y en segunda, confiables, esto último condicionado al registro oportuno de todos las etapas por las que pasa un documento.

El sistema fue concebido para agilizar y no para entorpecer su trabajo, por lo que tiene muchas libertades pero toda libertad implica una responsabilidad.

En su producto final, los estados financieros, son tan veraces o inútiles como se alimente y se revise la información en sus fuentes.